TIETOSUOJASELOSTE
HR Solutions Finland Oy:n ja
HR Solutions Oulu Oy:n asiakkaat
Laatimis- tai muutosajankohta 20.5.2020

Rekisterinpitäjä
HR Solutions Finland Oy 2344698-8
HR Solutions Oulu Oy 2442820-4
Hämeentie 68 C, 00550 Helsinki
info@hrsolutions.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yasmine Harkimo-Lagerström
Hämeentie 68 C, 00550 Helsinki
+358 (0)40 595 5511
yasmine@hrsolutions.fi

Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on HR Solutions Finland Oy:n ja sen konserniyhtiöiden asiakkaiden toimintaan kulloinkin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi.

Rekisterin tietosisältö
Keräämme ja käsittelemme asiakkaistamme seuraavia henkilötietoja:
• Perustiedot: nimi, titteli sekä yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero)
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten HR Solutionsin yrityksen toimittamia palveluita koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, sekä asiakasyhteydentotot.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan itsensä luovuttamat tiedot:
• asiakastoimeksiannoista ja tarjouspyynnöistä kertyvät tapahtumatiedot
• asiakkaan antamat tiedot asiakaspalveluun liittyvissä tilanteissa
• evästeet

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tiedot voidaan luovuttaa HR Solutions Finland Oy:n konserniyhtiöille.

Asiakkaan tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille myynti- tai markkinointitarkoituksiin ilman asiakkaan erikseen antamaa lupaa.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti viranomaisille ja muille toimijoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri koostuu ATK-pohjaisesta rekisteristä.

Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin. ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. konserniyhtiöiden toimihenkilöille.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan. Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Tarkistaakseen omat tietonsa, tulee rekisteröidyn toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen: HR Solutions Finland Oy, Yasmine Harkimo-Lagerström, Hämeentie 68 C, 2. krs., 00550 Helsinki, tai sähköpostitse etunimi@hrsolutions.fi.

Oikeus vaatia tiedon korjausta
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan rekisterissä oleva virheellinen tieto. Tiedonkorjauspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna tai sitä vastaavalla tavalla varmennettuna pyyntönä rekisterinpitäjälle osoitteeseen: HR Solutions Finland Oy, Yasmine Harkimo-Lagerström, Hämeentie 68 C, 2. krs., 00550 Helsinki, tai sähköpostitse etunimi@hrsolutions.fi.

Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Tietosuojaselosteen muuttaminen
Yhtiö pidättää itsellään oikeuden muuttaa tämän tietosuojaselosteen sisältöä, mikäli henkilötietolainsäädännön muutokset tai Yhtiöllä liiketoiminnan kehittäminen sitä edellyttää.

---

TIETOSUOJASELOSTE
HR Solutions Finland Oy:n ja
HR Solutions Oulu Oy:n työntekijät
Laatimis- tai muutosajankohta 20.5.2020

GDPR- asetus/Tietosuojadirektiivin 95/46/EY 29 artiklan mukainen rekisteriseloste /HR Solutions Finland Oy ja HR Solutions Oulu Oy

Rekisterinpitäjä
HR Solutions Finland Oy 2344698-8
HR Solutions Oulu Oy 2442820-4
Hämeentie 68 C, 00550 Helsinki
info@hrsolutions.fi
puh. +358 (0)40 595 5511

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yasmine Harkimo-Lagerström
Hämeentie 68 C, 00550 Helsinki
+358 (0)40 595 5511
yasmine@hrsolutions.fi

Rekisterin nimi
HR Solutions Finland Oy:n ja HR Solutions Oulu Oy:n työntekijät

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
HR Solutions Finland Oy:n ja HR Solutions Oulu Oy:n työntekijöiden työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito.

Rekisterin tietosisältö
Rekisterinpitäjä kerää kaikki työntekijää koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työntekijältä itseltään. Rekisterinpitäjältä voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja työntekijästä myös muista lähteistä kuin työntekijältä sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Keräämme työntekijöistämme esimerkiksi seuraavia työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja:
◦ perustiedot, kuten nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, syntymäaika, henkilötunnus
◦ työsuhdetta koskevat tiedot, kuten tehtävänimike, tiedot työsuhteen muodosta ja kestosta, määräaikaisten työsuhteisen osalta tiedot määräaikaisuuden perusteesta, toimeksiannon käyttäjäyritys, työsuhteen alkamispäivä ja päättymispäivä
◦ tiedot palkanmaksua varten, kuten tilinumero, veroprosentti, palkan ja luontoisetujen sekä muiden työsuhde-etujen määrä ja sisältö, matkakulut, ammattiliittoon kuuluminen (mikäli jäsenyys vähennetään palkasta)
◦ tiedot lakisääteisistä tai muutoin myönnetyistä vapaista, kuten vuosilomista, äitiys-ja isyysvapaista, vanhempainvapaista, hoitovapaista, opintovapaista, vuorotteluvapaista ja muista palkattomista ja palkallisista vapaista
◦ muut arvioinnit ja tiedot kurinpitotoimenpiteistä
◦ lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti:
◦ palvelussuhteen tai muun asiallisen syyn perusteella ja konsernin sisällä konsernin työntekijöitä koskevien tietojen osalta
◦ käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eikä rekisterissä käytetä säännönmukaisia tietolähteitä.

Henkilötietojen luovuttaminen
Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiölle, työterveyshuollolle, vakuutusyhtiölle tai työnantajaliitoille ja vastaaville.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, työsuhteeseen liittyvien velvollisuuksien ja oikeuksien hoitamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.
Digitaalinen aineisto: Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla.

Rekisteröidyn oikeudet
◦ Tarkastusoikeus. Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan. Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Tarkistaakseen omat tietonsa, tulee rekisteröidyn toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen: HR Solutions Finland Oy, Yasmine Harkimo-Lagerström, Hämeentie 68 C, 2. krs., 00550 Helsinki, tai sähköpostitse etunimi@hrsolutions.fi.
◦ Oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.

Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietolakia koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi (tietosuojavaltuutettu).